Sylpheed Pro サクセスストーリー 営業職編

1日のメール送受信総数、100件超え。

営業マンの過酷な1日を、

Sylpheed Pro が大きく変えた!

●32歳/中堅商社の営業部門・チームリーダーの場合


SCENE1: am 7:30 新幹線内

SCENE1: am 7:30 新幹線内

自宅より、本日1件目の客先へ直行。ハードな1日が始まる。

工業材料を扱う中堅商社に勤める A 氏。中堅とは言え、希少な材料を取り扱う数少 ない商社であるため、一人で数十社もの顧客を抱えているばかりか、営業部門の チームリーダーでもある A 氏は部下の営業戦略や売上を管理する立場にもあり、お 得意先メーカーと自社の間を幾度も飛び回る過酷な毎日を過ごしている。

そんな彼にとって、朝のメールチェックは1日の流れを左右する緊張の瞬間だ。ノート PC を開き、受信ボタンをクリックする・・・

“《緊急連絡》 N 化学工業様より納品物に関してクレーム”

この春、入社したばかりの新人営業からのメールが目に飛び込んでくる。いきなり吹 き出す脂汗。3ヶ月がかりの商談の中で、双方のコミュニケーションに齟齬が生じた に違いない。彼の初めての大型取引だけに、何とかフォローしなければと、商談の推 移を把握するため過去メールを検索する。

関連キーワードを打ち込みクリック・・・数万通を超す過去メールの中から対象となる メールを探し出すには、相当の時間を要するに違いない。しかし、彼の PC には高速 検索を誇るメールソフト「Sylpheed Pro」が入っている。

一瞬のうちに50通の関連メールがヒットする。日付のみならず本文内容まで検索でき るので、問題メールの絞り込みもスピーディだ。

30分後、新幹線のホームにはすべての対処を終えた A 氏が爽やかな笑顔で立っていた。


SCENE 2 : pm2:40 飲食店内

SCENE 2 : pm 2:40 飲食店内

「至急、見積もりを!」得意先から突然の電話が!

商談を終えて、遅い昼食を取っていた A 氏の携帯電話が突然鳴った。ディスプレイには、大お 得意の M 化成担当者の名前が。呼吸を整え電話に出る。電話の向こうから切羽詰まった声が響いてくる。

“半導体用の新素材200kg、大至急、見積もりと納品スケジュールをお願いしたい!”

突然のオーダーに、喜びと焦りがない交ぜになる。担当者からの細かい仕様を聞きながら、 ふと過去の記憶が蘇る。今回の要件に近い案件を、約1年前に受注したことがあったのだ。 そのときの見積もりデータが、確か、ノート PC の中に残っているはずだ。

電話を終え、さっそく PC 内の検索を始める。メールへの添付データの中か、パソコンの書類 フォルダーの中か・・・検索範囲は大きく広がる。でも、Sylpheed Pro なら問題ない。

メール検索はもちろんのこと、PC のデスクトップ検索まで対応してくれるのだ。しかも、極めてスピーディに。

検索を始めてから数分後、あっさりと見つかった対象のファイルは、なんと Zip で圧縮されたデータ。Sylpheed Pro なら圧縮データの中まで全文検索してくれるのだ。


SCENE 3 : pm10:00 自社オフィス内

SCENE 3 : pm 10:00 自社オフィス内

チーム全員のスケジュールを一括管理!明日も多忙な1日になりそうだ。

一日の営業スケジュールを終え、ようやく社に戻る。さすがにこの時間になると社員の 数はまばらだ。しかし、海外営業所のスタッフはまだフル回転している。

営業チーム全員の1日の営業報告は、すでに帰社途中の電車の中で確認済みだ。 パソコン上にスケジューラを立ち上げ、アジア工場からの納品スケジュールを確認する。

Sylpheed Pro には、スケジュール管理機能も搭載されているのだ。明日の予定欄 の1行目には項目が書き込まれている。

“am 10:00 営業戦略会議 第2会議室”

本来は、am 9:00からの予定だったが、急な案件で朝一にお客様のもとへ立ち寄る 予定になったため、急遽10:00からに変更したのだ。

こうしたスケジュール変更のやりとりも、Sylpheed Pro なら簡単・確実だ。メールか らスケジューラの予定を作成・変更することでメールと予定を関連づけたり、予定の時 刻が近づいたらメールとダイアログで通知することもできる。

もちろん、事前に登録された参加者のメールアドレスには、一斉にメール送信すること ができるため、チームスタッフ全員にすでに周知してある。

また、スケジューラは Google カレンダーとの連携や、スケジュールの標準フォー マットである iCalendar ファイルをインポートすることもできるため、スケジュールの共有も万全だ。

ふと、部下に指示してあった会議用の資料の状況が気になった。同じ Sylpheed Pro 上なので、スケジュールからメール確認への画面遷移も当然スムーズ。すぐに 進捗報告のメールを確認し、瞬時に不安は取り払われた。

Sylpheed Pro をフル活用すれば、時間をムダにすることなく、営業活動に集中できる。今月の目標もこの調子ならラクに達成できそうだ。